Cổng nhân sự Tinh Vân
ngay trên điện thoại

Điều 1Đơn vị chủ quản

Ứng dụng iTinhvan (sau đây gọi là "Ứng dụng") do đơn vị sau phát triển, sở hữu và vận hành:

Tên đơn vị

Công ty Cổ phần Công nghệ Tinh Vân (sau đây gọi là "Công ty")

Tên quốc tế

TINHVAN TECHNOLOGIES JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt

TINH VAN., JSC

Mã số thuế

0100509993

Địa chỉ

Tầng 8, Khách sạn Thể thao, Làng Sinh viên HACINCO, Phường Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại

(024) 3558 9970

Email

info@tinhvan.com

Hỗ trợ người dùng

hr@tinhvan.com (Phòng Nhân sự)

Điều 2Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Ứng dụng là công cụ quản lý nhân sự nội bộ, giúp người lao động của Công ty tra cứu thông tin nhân sự của chính mình và thực hiện một số thủ tục nhân sự trên điện thoại di động. Ứng dụng kết nối với hệ thống quản lý nhân sự HiStaff của Công ty.
2. Ứng dụng chỉ dành cho người lao động có tài khoản do Công ty cấp. Ứng dụng không mở đăng ký tài khoản cho người ngoài Công ty.
3. Ứng dụng được cung cấp miễn phí, không có quảng cáo, không bán hàng hóa hay dịch vụ, không thu phí và không phải là sàn giao dịch thương mại điện tử.
4. Quy chế này áp dụng cho Công ty và mọi người dùng Ứng dụng. Việc đăng nhập và sử dụng Ứng dụng đồng nghĩa với việc người dùng đã đọc, hiểu và đồng ý với Quy chế này.

Điều 3Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;
• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15;
• Luật An toàn thông tin mạng số 86/2015/QH13 và Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14;
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong phạm vi còn hiệu lực;
• Nội quy lao động, quy chế bảo mật thông tin và các quy chế nội bộ khác của Công ty.

Điều 4Giải thích từ ngữ

• Người dùng: người lao động của Công ty được cấp tài khoản để sử dụng Ứng dụng.
• Hệ thống nhân sự: hệ thống quản lý nhân sự HiStaff của Công ty, nơi lưu trữ gốc dữ liệu nhân sự.
• Tài khoản: tên đăng nhập và mật khẩu do Công ty cấp: tài khoản email công ty (xác thực qua hệ thống Active Directory của Công ty) hoặc tài khoản trên Hệ thống nhân sự.
• Dữ liệu cá nhân: thông tin gắn với một người lao động cụ thể hoặc giúp xác định một người lao động cụ thể, theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Người phê duyệt: cấp quản lý hoặc người được Công ty phân công phê duyệt đơn từ theo quy trình trên Hệ thống nhân sự.

Điều 5Tính năng của Ứng dụng

Ứng dụng cung cấp các tính năng sau (hình minh họa tại mục Tính năng):

• Trang chủ: số ngày phép còn lại, lối tắt tới các chức năng, số đơn đang chờ duyệt;
• Hồ sơ nhân sự: thông tin cá nhân; quá trình công tác, đào tạo, hợp đồng, lương – phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật, thân nhân;
• Đăng ký nghỉ, đi muộn / về sớm: tạo đơn, gửi duyệt, theo dõi trạng thái, hủy đơn chưa được duyệt;
• Phê duyệt: cấp quản lý duyệt hoặc từ chối đơn của nhân viên, kèm ý kiến;
• Chấm công: dữ liệu vào ra, bảng công chi tiết theo tháng, thông tin vi phạm;
• Phiếu lương: xem phiếu lương theo kỳ, bảo vệ bằng Face ID / vân tay; chỉ xem, không tải xuống;
• Thông báo từ Công ty; đổi mật khẩu (tài khoản trên Hệ thống nhân sự); đăng nhập nhanh bằng Face ID / vân tay; đăng xuất.

Dữ liệu hiển thị trên Ứng dụng lấy từ Hệ thống nhân sự và đồng bộ hai chiều: thao tác trên web HiStaff hiện trên Ứng dụng, thao tác trên Ứng dụng được ghi vào Hệ thống nhân sự. Danh sách tính năng có thể thay đổi theo từng phiên bản.

Điều 6Tài khoản và đăng nhập

1. Tài khoản do Công ty cấp, quản lý và thu hồi (ví dụ khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động). Người dùng không tự tạo tài khoản trên Ứng dụng.
2. Với tài khoản email công ty, mật khẩu được kiểm tra trực tiếp với hệ thống Active Directory của Công ty qua kênh mã hóa. Ứng dụng và máy chủ của Ứng dụng không lưu mật khẩu.
3. Người dùng có trách nhiệm giữ bí mật mật khẩu, không cho người khác sử dụng tài khoản và thông báo ngay cho Phòng Nhân sự khi nghi ngờ tài khoản bị lộ.
4. Để chống dò mật khẩu, tài khoản tạm thời không đăng nhập được sau nhiều lần nhập sai liên tiếp. Phiên đăng nhập có thời hạn và tự hết hạn khi đổi mật khẩu.

Điều 7Quy định sử dụng

Người dùng không được:

• Truy cập, khai thác dữ liệu của người khác hoặc vượt quá quyền được cấp;
• Chụp, sao chép, phát tán thông tin lương, thông tin nhân sự của mình hoặc của người khác trái với quy chế bảo mật của Công ty;
• Can thiệp, dịch ngược, sửa đổi Ứng dụng; dùng công cụ tự động để truy cập máy chủ; sử dụng Ứng dụng trên thiết bị đã bị bẻ khóa (root/jailbreak);
• Tạo đơn từ với nội dung gian dối hoặc thực hiện thao tác thay người khác khi không được ủy quyền.

Vi phạm sẽ được xử lý theo Nội quy lao động của Công ty và quy định của pháp luật.

Điều 8Đơn từ và phê duyệt điện tử

1. Đơn nghỉ, đơn đi muộn / về sớm tạo trên Ứng dụng được ghi trực tiếp vào Hệ thống nhân sự, áp dụng cùng quy định và quy trình như khi tạo trên web HiStaff (kỳ công, ngày nghỉ, quỹ phép, loại hợp đồng, trùng ngày…).
2. Khi đơn được gửi duyệt, Hệ thống nhân sự gửi email thông báo tới Người phê duyệt theo quy trình của Công ty.
3. Thao tác tạo đơn, gửi duyệt, phê duyệt, từ chối trên Ứng dụng là thông điệp dữ liệu, có giá trị như thao tác tương ứng trên Hệ thống nhân sự theo Luật Giao dịch điện tử. Hệ thống ghi nhật ký người thực hiện, thời gian và địa chỉ IP để đối soát.
4. Trên Ứng dụng chỉ hủy được đơn chưa có ai phê duyệt. Đơn đã được phê duyệt muốn điều chỉnh thì liên hệ Phòng Nhân sự.

Điều 9Chính sách quyền riêng tư

Công ty là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân của người dùng trong Ứng dụng.

9.1. Dữ liệu được xử lý

9.2. Mục đích và cơ sở xử lý

• Mục đích: phục vụ quản lý nhân sự, chấm công, nghỉ phép, tiền lương và giúp người lao động tra cứu thông tin của chính mình; bảo đảm an toàn tài khoản, đối soát và giải quyết khiếu nại.
• Cơ sở: thực hiện hợp đồng lao động và nghĩa vụ pháp lý của Công ty với tư cách người sử dụng lao động, cùng sự đồng ý của người lao động theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Dữ liệu không được dùng cho quảng cáo, không dùng để theo dõi người dùng trên ứng dụng hay trang web khác.

9.3. Lưu trữ, chia sẻ và chuyển dữ liệu

• Dữ liệu được lưu trên máy chủ do Công ty quản lý tại Việt Nam. Ứng dụng chỉ kết nối tới máy chủ của Công ty, qua HTTPS.
• Công ty không bán, không chia sẻ dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba, trừ khi pháp luật yêu cầu hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
• Ứng dụng không dùng dịch vụ phân tích, quảng cáo hay theo dõi của bên thứ ba. Apple (App Store) và Google (Google Play) chỉ phân phối Ứng dụng, không nhận dữ liệu nhân sự.
• Thời hạn lưu: dữ liệu nhân sự lưu theo thời hạn lưu trữ hồ sơ lao động của pháp luật và quy chế của Công ty; nhật ký kỹ thuật lưu tối đa 12 tháng. Trên thiết bị, Ứng dụng không lưu phiếu lương hay hồ sơ; khi đăng xuất, mã đăng nhập trên thiết bị bị xóa.

9.4. Biện pháp bảo vệ

• Mã hóa đường truyền (HTTPS/TLS); mã đăng nhập lưu trong vùng lưu trữ an toàn của hệ điều hành (Keychain / Android Keystore);
• Phân quyền: người dùng chỉ xem dữ liệu của mình; Người phê duyệt chỉ xem đơn được giao duyệt;
• Chặn chụp màn hình phiếu lương (Android), che nội dung khi Ứng dụng chạy nền, yêu cầu Face ID / vân tay (nếu thiết bị hỗ trợ) khi xem phiếu lương và quá trình lương;
• Ứng dụng tự kiểm tra thiết bị bị root/jailbreak hoặc bị can thiệp ngay trên máy và từ chối hoạt động; kết quả kiểm tra không gửi đi đâu;
• Giới hạn số lần đăng nhập sai, ghi nhật ký truy cập và thao tác trên máy chủ.

9.5. Quyền của người lao động

Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, người lao động có quyền: được biết về việc xử lý dữ liệu; đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; truy cập, xem, yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu; yêu cầu xóa, hạn chế xử lý dữ liệu (trong phạm vi không trái với nghĩa vụ lưu trữ của pháp luật lao động); phản đối việc xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện; yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định.

Thực hiện quyền: gửi yêu cầu tới Phòng Nhân sự qua hr@tinhvan.com hoặc (024) 3558 9970. Công ty phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định, tối đa 15 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu hợp lệ.

9.6. Thông báo vi phạm

Khi phát hiện sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân, Công ty xử lý, thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và người lao động bị ảnh hưởng theo thời hạn và thủ tục pháp luật quy định.

9.7. Trẻ em

Ứng dụng dành cho người lao động, không hướng tới và không xử lý dữ liệu của trẻ em.

Điều 10Xóa tài khoản và dữ liệu

1. Người dùng không tự tạo tài khoản trên Ứng dụng nên cũng không tự xóa tài khoản trên Ứng dụng. Để yêu cầu khóa tài khoản truy cập Ứng dụng hoặc xóa dữ liệu, gửi email tới hr@tinhvan.com với tiêu đề "Yêu cầu xóa tài khoản iTinhvan", ghi rõ họ tên, mã nhân viên.
2. Công ty khóa quyền truy cập Ứng dụng trong vòng 7 ngày làm việc. Dữ liệu nhân sự mà pháp luật bắt buộc lưu trữ (hồ sơ lao động, tiền lương, bảo hiểm) được giữ đến hết thời hạn luật định rồi mới xóa; các dữ liệu khác được xóa khi có yêu cầu.
3. Khi người lao động nghỉ việc, tài khoản bị thu hồi và không đăng nhập được Ứng dụng.
4. Người dùng có thể đăng xuất hoặc gỡ Ứng dụng bất kỳ lúc nào để xóa dữ liệu đăng nhập trên thiết bị.

Điều 11Trách nhiệm các bên

Công ty

• Vận hành, bảo trì Ứng dụng; bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Quy chế này và pháp luật;
• Thông báo trước cho người dùng khi tạm dừng dịch vụ để bảo trì (trừ trường hợp khẩn cấp);
• Tiếp nhận, giải quyết phản ánh và yêu cầu của người dùng.

Người dùng

• Sử dụng đúng mục đích, bảo mật tài khoản, tuân thủ Điều 7;
• Kiểm tra thông tin của mình và báo ngay cho Phòng Nhân sự khi phát hiện sai sót;
• Cài đặt Ứng dụng từ App Store / Google Play chính thức và cập nhật phiên bản mới.

Dữ liệu trên Hệ thống nhân sự là dữ liệu gốc. Khi có khác biệt giữa thông tin hiển thị trên Ứng dụng và Hệ thống nhân sự, thông tin trên Hệ thống nhân sự có giá trị. Công ty không chịu trách nhiệm với thiệt hại do người dùng làm lộ mật khẩu hoặc dùng Ứng dụng trên thiết bị không an toàn.

Điều 12Khiếu nại và giải quyết tranh chấp

1. Phản ánh, khiếu nại gửi tới Phòng Nhân sự: hr@tinhvan.com, (024) 3558 9970, hoặc trực tiếp tại địa chỉ ở Điều 1.
2. Công ty xác nhận đã nhận trong 3 ngày làm việc và trả lời kết quả trong 15 ngày làm việc.
3. Tranh chấp được giải quyết trước hết bằng thương lượng, hòa giải theo pháp luật lao động; nếu không thành thì giải quyết tại cơ quan, tòa án có thẩm quyền của Việt Nam theo pháp luật Việt Nam.

Điều 13Sửa đổi và hiệu lực

1. Công ty có thể sửa đổi Quy chế này khi pháp luật hoặc Ứng dụng thay đổi. Bản sửa đổi được đăng tại trang này, kèm ngày hiệu lực và được thông báo trên Ứng dụng hoặc qua email công ty.
2. Quy chế có hiệu lực từ ngày 01/10/2026.